İhracat e-postası nasıl yazılır: ilk temas, takip ve örnekler

İlk e-postanın tek işi: görüşmenin kapısını açmak

Bu rehberdeki kurum önerilerinin çoğu CBI'den gelir. CBI, Hollanda Girişimcilik Ajansı'nın bir parçasıdır ve Hollanda Dışişleri Bakanlığı tarafından finanse edilir; alıntılanan rehberler Avrupalı alıcılarla çalışma üzerine yazılmıştır. Başka bir pazardaki alıcı için bunları başlangıç noktası say ve alıcının sektörüne ve ülkesine göre uyarla. CBI'nin tahıl, bakliyat ve yağlı tohum rehberine göre ilk temasın amacı alıcıda ilk ilgiyi uyandırmak ve bir sonraki adımı almaktır; ilk temas e-posta ile tanışma ya da kısa bir telefon görüşmesi olabilir. CBI'nin deniz ürünleri rehberi, ilk temas e-postayla kurulsa bile Avrupalı alıcıların iş bağlanmadan önce yüz yüze görüşmeyi tercih ettiğini söyler.

Bu yüzden ilk e-posta bir satış metni değil, bir tanışma mesajıdır. CBI, istenmeden gönderilen tekliflerin çoğunlukla işe yaramadığını yazar; deniz ürünleri rehberi de her alıcının fiyat listesi istemeyeceğini, alıcının özellik ve miktar ihtiyacı bilinmeden teklif verilemeyeceğini belirtir.

Kime yazılır: genel adrese değil, kişiye

CBI'nin hazır giyim rehberi, ilk temasta mesajı doğru kişiye yöneltmeyi ve info@ gibi genel şirket adreslerinden kaçınmayı önerir. Kişisel e-posta adresini bir arama motorunda, şirketin web sitesinde (“our team” sayfası gibi) ya da LinkedIn'de aramanı söyler. Kendini tanıtırken iletişim bilgisini nereden bulduğunu açıkça yazmanı da ister. Deniz ürünleri rehberi ise ilk teması satın alma sorumlusuna giden resmi bir e-posta olarak önerir.

Aradığın kişinin unvanı firmaya göre değişir: satın alma, ürün ya da kategori yöneticisi, ithalat sorumlusu gibi. Kişiyi bulamazsan genel adrese yazmak son çaredir; o durumda ilk cümlede mesajın ilgili kişiye iletilmesini rica et.

Konu satırı ve ilk cümle: amacı hemen söyle

CBI'ye göre satın alma sorumlularının vakti azdır ve çok e-posta alırlar; bu yüzden e-postayı kısa ve öz tut, amacını hem konu satırında hem ilk paragrafta söyle. Tahıl rehberi yazdığın firmayı araştırıp mesajı kişiselleştirmeni ister. Hazır giyim rehberi sırayı farklı kurar: önce firmanı ve kendini tanıtmanı, ürün ve fiyatı bunun ardından konuşmanı önerir. Aşağıdaki ilk temas örneği yazma nedenini ilk cümleye, kim olduğunu hemen ardından ikinci paragrafa koyar ve fiyat vermez; hazır giyim gibi önce tanışmayı bekleyen bir alıcıya yazıyorsan ilk iki paragrafın yerini değiştir.

İlk cümle bir selam kalıbı değil, yazma nedenin olsun: “Neden size yazıyorum?” sorusunu tek cümlede cevapla ve alıcının firmasına, ürün grubuna ya da pazarına bağlayan bir ayrıntı ekle. Bu ayrıntıyı alıcının web sitesinden al.

Türkçe yazışma kalıplarını (“Sayın yetkili” gibi) İngilizceye kelimesi kelimesine çevirme. Tablodaki “Hello dear sir” gibi bir konu satırı ya da hitap alıcıya bir şey söylemez. Adı biliniyorsa “Dear Mr/Ms [Soyadı]” yaz; bilinmiyorsa hitabı ekibe yönelt (“Dear Purchasing Team” gibi) ve konu satırını satın alma ekibine yönelik somut bir soru yap.

Gövde: kısa, somut, tek istek

CBI'nin deniz ürünleri rehberine göre Avrupa deniz ürünleri sektörü resmi yazışmayı sever ve tanımadığı kişiye ad yerine soyadıyla hitap edilmesini tercih eder; başka sektörlerde ve ülkelerde ton değişebilir.

1. Selamlama: alıcıyı tanımıyorsan soyadıyla hitap et (Dear Mr/Ms [Soyadı]).
2. Yazma nedeni ve alıcıya özel bağ: ilk cümlede neden yazdığını, alıcının ürün grubuna ya da pazarına bağlayarak söyle; konu satırıyla aynı amaç olsun.
3. Somut ayrıntı: alıcının kontrol edebileceği bir bilgi ver (malzeme, sertifika, üretim kapasitesi gibi). Elinde olmayan bilgiyi yazma.
4. Sen kimsin: firmanın adı, ne ürettiğin ve nerede ürettiğin; iletişim bilgisini nereden bulduğun. En fazla iki cümle.
5. Tek istek: kısa bir görüşme ya da bir ürün bilgisi iste; ikisini aynı anda isteme.
6. İmza: ad soyad, unvan, firma, web adresi ve telefon.

İngilizce örnek e-postalar

Köşeli parantezli alanları kendi bilgilerinle doldur ve alıcıya göre değiştirmeden gönderme. Örnekler bilerek kısa tutuldu; her biri tek bir iş yapar.

Hazır şablon arıyorsan: Ticaret Bakanlığı'nın 26 Mart 2021 tarihli haberine göre Kolay İhracat Platformu 2.0'a konu özelinde Türkçe ve İngilizce e-posta şablonları eklendi. Platformdaki güncel içeriği kendin kontrol et.

Teklif örneğinin maddeleri CBI'nin tahıl rehberindeki teklif tablosundan uyarlandı: ürün özelliği, fiyat ve Incoterm, sertifikalar, ambalaj, sevkiyat, teslim ve ödeme koşulları, teklifin geçerlilik tarihi. Aynı rehber alıcının satın alma koşullarını öğrenmeni ve sevkiyattan önce teklifin ve koşulların onaylanıp imzalanmasını sağlamanı söyler.

CBI'nin tahıl rehberi numunenin sevk edilecek partiyi temsil etmesini, yanında detaylı bir teknik veri sayfası bulunmasını, alıcının numuneyi alıp almadığının teyit edilmesini ve sonrasında takip edilmesini söyler. Numuneyi partiyi temsil etmeyen bir kaliteyle göndermeyi ise yararsız, hatta hileli sayar.

Takip e-postası ve yanıt gelince

CBI çabuk vazgeçmemeyi önerir: insanlar farklı biçimlerde geri çevirir ve bu, ilgilenmedikleri anlamına gelmeyebilir; alıcının zamanı olmayabilir ya da konu onun için düşük öncelikli olabilir.

Takip örneğindeki gibi yaz: “Yanıt bekliyorum” demek yeni bir şey söylemez, bu yüzden her takipte yeni bir bilgi ver. Alıcıya ilk mesajı okuyup değerlendirecek zaman bırak, sonra aynı konu zincirinde takip et.

• CBI'nin hazır giyim rehberi, alıcıdan ya da potansiyel alıcıdan gelen e-posta veya aramaya 24 saat içinde dönmeni önerir; ayrıntılı yanıtı sonra verecek olsan bile aldığını teyit et.
• Aynı rehber e-posta sayısını azaltmayı ve bir sonraki adımı ile zamanını gösteren bir plan çıkarmayı önerir.
• Alıcıyla yaptığın görüşmeleri 24 saat içinde takip etmeyi ve istenen tanıtım malzemesini, numuneyi ya da yanıtı göndermeyi, elinde yoksa beklentiyi yönetmeyi ve alıcıya ne zaman haber vereceğini söylemeyi önerir.

Firma tanıtım maili ile ilk temas e-postası

“Firma tanıtım maili” genellikle firmayı anlatan bir metindir. İlk temas e-postası ise belirli bir alıcıya, belirli bir nedenle yazılır. İkisi aynı mesaj değildir.

Firma tanıtımını yine de kullanabilirsin: CBI, ilk e-postaya kısa bir firma ve ürün tanıtımı koymayı ve ek bilgiyi dijital bir sunumla vermeyi önerir. Mesajın kendisi alıcıya yazılır, tanıtım ise ekte durur.

Göndermeden önce: ülke kuralları ve teknik ayarlar

• Google'ın gönderici yönergelerine göre 1 Şubat 2024'ten bu yana kişisel Gmail hesaplarına (@gmail.com, @googlemail.com) e-posta gönderen herkes gönderen alan adı için SPF ya da DKIM kurmalıdır.
• Gönderen alan adlarının ya da IP'lerin geçerli ileri ve ters DNS (PTR) kayıtları olmalı, e-posta TLS bağlantısıyla iletilmeli ve mesajlar RFC 5322 biçimine uymalıdır.
• Postmaster Tools'ta görünen spam oranı yüzde 0,3'ün altında tutulmalıdır.
• Gmail hesaplarına günde 5.000'den fazla ileti gönderenler için ek koşullar (SPF ve DKIM birlikte, DMARC, pazarlama ve abonelik iletilerinde abonelikten çıkış) vardır.

Bu koşullar yalnız kişisel Gmail hesaplarına giden e-postalar içindir; başka bir posta sağlayıcısına gönderiyorsan onun yönergelerine bak. Kendi alan adından gönderiyorsan e-posta ya da alan adı sağlayıcına bu ayarların açık olup olmadığını sor.

Sık yapılan hatalar

• Kendini ülkenin en iyi üreticisi diye tanıtmak. CBI'nin hazır giyim rehberi, e-postada ya da LinkedIn'de kendini ülkesinin “en iyi üreticisi” diye tanıtıp “her ürünü” yapabileceğini söylemenin hiç işe yaramadığını yazar; uzmanlaştığın ürünü öne çıkar.
• Abartılı ya da yanlış iddia. CBI'nin doğal kozmetik bileşenleri rehberi ürün, fiyat ve teslim süresi hakkında doğru bilgi vermeyi, abartılı ya da yanlış iddiadan kaçınmayı önerir.

• Tek mesajda birden çok istek. Alıcı hangisine cevap vereceğini seçmek zorunda kalır; bu, cevap vermeyi zorlaştırır.
• Baskı dili. Konu satırında “acil” ya da “son fırsat” gibi ifadeler tanımadığın birine güven vermez.

Alvara AI bu işin neresinde

Alvara AI, yurt dışında alıcı arayan üretici ve ihracatçılar için bir araçtır: web adresini yazarsın, ne sattığını sitenden okur ve sana uyan yurt dışı firmaları karar vericisi ve doğrulanmış e-postasıyla listeler. Kişisi bulunan her alıcı için bir e-posta taslağı hazırlar; taslağı sen kopyalar ve kendi e-postandan gönderirsin. Alvara AI kendiliğinden e-posta göndermez. Taslağı göndermeden önce bu rehberdeki ilkelere göre gözden geçir: doğru kişi, kısa mesaj, tek istek.