İthalatçı ve distribütör nasıl bulunur?

İthalatçı, distribütör, toptancı ve acente: fark ne?

Dört ad sık karıştırılır ama ilişki biçimi farklıdır. Distribütör ürünü senden satın alır ve mülkiyet ona geçer; acente mal almaz, satışa aracılık eder ve her satıştan komisyon alır.

İngiltere hükümetinin ihracat sitesi, pazara girişte riski azaltmak istiyorsan distribütörü, basit ve düşük maliyetli bir giriş istiyorsan acenteyi öneriyor; ürününün nasıl satıldığı üzerinde azami kontrol istiyorsan distribütörü seçme diyor. CBI'nin sektör rehberleri ise tipin sektöre göre değiştiğini gösteriyor: ev dekorasyonu ve ev tekstilinde alıcıyla doğrudan çalışmayı, tahıl ve bakliyatta ise yüksek hacimli ticaretin büyük kısmının aracılardan geçtiğini yazıyor.

Hazır liste satın almanın sınırları

Hazır liste hızlı bir başlangıç gibi görünür, sınırı ise kaynağındadır. Büyük firma dizinlerinden Kompass'ın verisi, Copenhagen Business School kütüphanesinin açıklamasına göre firmaların kendi verdiği bilgiye dayanıyor. ABD Uluslararası Ticaret İdaresi (ITA), arama motoruyla bulunan firma bilgisinin her zaman güncel ya da doğru olmayabileceğini söylüyor ve bilginin kaynağına bakmanı istiyor. CBI ise aynı alıcıları arayan ihracatçıların çoğu zaman aynı firmalara yazdığını belirtiyor. CBI'nin ev dekorasyonu ve ev tekstili rehberi bir adım ileri gidiyor: fuarların ya da kişilerin sattığı standart alıcı veri tabanlarını almamayı öneriyor, çünkü adreslerin çoğu ilgisiz ya da eski olabiliyor ve firmalar toplu, standart e-postalardan genellikle hoşlanmıyor.

• Liste ne zaman derlendi, nasıl güncelleniyor?
• Bilgi firmanın kendi beyanından mı geliyor, başka bir kaynaktan mı? Her bilginin yanında kaynak var mı?
• Kayıtta karar vericinin adı var mı, yoksa yalnız genel bir adres mi?
• E-posta adresleri doğrulandı mı? Geri dönen adres için bir telafi var mı?
• Aynı liste başka ihracatçılara da satılıyor mu?
• Ülke, ürün ve alıcı tipi senin ürününe göre mi süzülmüş, yoksa sektör geneli mi?

Yine de bir liste almayı düşünüyorsan satıcıya önce bunları sor. Asıl maliyet listenin fiyatı değil, eskimiş ya da geri dönen adreslere harcadığın zamandır.

İstatistikten ülke seç, o ülkede firma bul

1. Ürününün GTİP (HS) kodunu bul ve altı haneli düzeyde çalış; müşavirlikten liste isterken de bu kodu vereceksin (aşağıdaki müşavirlik bölümüne bak).
2. UN Comtrade ya da Trade Map'te bu kodun ithalatını ülke ülke karşılaştır. UN Comtrade ürün ve ticaret ortağı bazında ithalat ve ihracat verir. İthalat değerine, son yılların eğilimine ve ülkenin hangi tedarikçi ülkelerden aldığına bak.
3. Üç beş ülkelik kısa bir liste çıkar. Yalnız büyüklüğe göre sıralama yapma; rekabet yoğunluğu, ürününün gerektirdiği belgeler ve lojistik de belirler.
4. Kısa listedeki her ülkede firma ara. Uluslararası Ticaret Merkezi (ITC), Trade Map'in ithalatçı ve ihracatçı firma dizini içerdiğini yazıyor. Bakanlığın Şili sayfası (Mart 2024) bu kayıtlara ücretsiz kayıtla ulaşılabildiğini yazmıştı; araç 2026'da yeni sürüme geçti ve ITC'nin eski sürüm sayfası eski Trade Map'in artık yalnız MAT Pro erişimi olan kullanıcılara açık olduğunu söylüyor. Dizinin bugün hangi planda olduğunu Trade Map rehberimizde anlattık; ücretsiz yol için aşağıdaki dizinlere, fuar listelerine ve müşavirliğe bak.
5. Çıkan adayları ülkeden ülkeye ayrı bir tabloya yaz ve ölçütlerle ele (aşağıdaki ölçüt tablosuna bak).

Ülke seçerken şunu da hesaba kat: CBI'nin ev dekorasyonu ve ev tekstili rehberine göre Batı Avrupa'daki ithalatçıların çoğu ürünü Avrupa'nın her yerine satıyor; bu sektörde giriş ülkesinden çok alıcı segmenti önemli. Her sektörde böyle olmaz, ama tek ülkeye kilitlenmeden bölgesel ithalatçılara da bak.

Firma dizinleri, fuar listeleri ve ortaklık ağları

İngiltere hükümetinin ihracat sitesi, aday acente ve distribütör ararken İngilizcenin yanında yerel dilde de aramayı öneriyor; yoksa iyi fırsatlar kaçabiliyor. Aynı sayfa, hedef pazardaki ticaret derneğinin sitesine bakmayı da öneriyor.

Ticaret müşavirliğinden firma listesi iste

Ticaret Bakanlığı, iş dünyasının ticaret müşavir ve ataşelerine soru ve taleplerini iletmesi için 2020'de “Müşavire Danışın” uygulamasını açtı; Bakanlığa göre uygulamaya ücretsiz erişilir ve gelen talepler ilgili müşavirliğe yönlendirilir. Şili sayfasında, bu uygulama üzerinden ürünün altı haneli GTİP kodu belirtilerek müşavirlikten ithalatçı firma listeleri temin edilebildiği yazıyor.

1. Hedef ülkeyi ve ürününün altı haneli GTİP kodunu belirle.
2. Müşavire Danışın'dan o ülkenin müşavirliğine talep aç. Ürününü, aradığın alıcı tipini (ithalatçı, distribütör) ve istediğin çıktıyı yaz.
3. Gelen listeyi bitmiş iş sayma; başlangıç say ve aşağıdaki ölçütlerle ele.

Doğru kişiye ulaş

Firmayı bulmak işin yarısı; mesajı karar verecek kişiye ulaştırmak öbür yarısı. İthalatçıda ya da distribütörde ürün grubundan sorumlu satın alma ya da kategori yöneticisini ara; küçük firmada kurucuyu ya da genel müdürü dene. Genel bir info adresine yazarsan mesajın doğru kişiye ulaşıp ulaşmayacağını bilemezsin.

KVK, yalnız firmada karar yetkisi olan kişilerle pazarlık etmeyi ve sözleşmeyi kimin imzalayacağına bakmayı öneriyor. İngiltere hükümetinin ihracat sitesi de firmayı bulduktan sonra uygun kişiye LinkedIn üzerinden doğrudan ulaşmayı öneriyor.

• Ürün grubunu ve ülkeni yöneten kişiyi ara; unvanı firmanın sitesinden ya da profilinden teyit et.
• İlk mesajda ürününü, hedeflediğin segmenti ve ne istediğini (numune, fiyat listesi, görüşme) tek cümleyle yaz.
• Cevap gelmezse aynı firmada ikinci bir ilgili kişiyi dene.
• Kimle ne zaman yazıştığını kaydet.

Anlaşmadan önce firmayı tart

ITA, temsilci ya da distribütör seçerken kullanılacak bir kontrol listesi yayımlıyor ve listeyi ürün ile ülkeye göre uyarlamanı söylüyor. Aday firmayla doğrudan iletişime geçmeyi, yöneticilerinin geçmişini, ticari ve banka referanslarını istemeyi ve en az iki ayrı kaynaktan ticari ve kredi raporu almayı öneriyor.

KVK, hemen her ülkede ticaret sicili bulunduğunu ve firmanın kayıtlı olup olmadığına, gerçekten var olup olmadığına oradan bakılabileceğini yazıyor; bir tedarikçinin her zaman güvenilir kalacağına dair garanti olmadığını da ekliyor.

Alvara AI bu işin neresinde

Alvara AI, yurt dışında alıcı arayan üretici ve ihracatçılar için bir araçtır; bu rehberdeki aday firma bulma adımına denk gelir. Web adresini yazarsın; ne sattığını sitenden okur, sana uyan yurt dışı firmaları karar vericisi ve doğrulanmış e-postasıyla listeler. Doğrulanmış adres karar vericinin ya da firmanın genel adresi (info@ gibi) olabilir. Her bilginin yanında kaynağına giden bağlantı durur. Kişisi bulunan her alıcı için e-posta taslağı da hazırlar; göndermez, göndermek sende. Türkiye iç pazarında aramaz.